Skal du have hjælp til opstart af din tandklinik fra bunden eller overtage en klinik? Både opstart og overtagelse af en klinik kræver ikke blot de rigtige kompetencer inden for tandpleje, men også det rette personale og det rigtige sted. Det kræver administrativt og praktisk arbejde – både i forbindelse med lovmæssige og økonomiske aspekter, marketing og personaleinformation. Vi har samlet en tjekliste til dig med de vigtigste ting, som du skal have styr på i forbindelse med en klinikopstart/et ejerskifte – og bonusinformation til slut, der kan hjælpe dig godt på vej med hjælp til opstart af din tandklinik.
12 ting, du skal have styr på til opstart af din tandklinik
Der er mange ting, der skal gå op i en højere enhed i forbindelse med opstart af en tandklinik eller ved et ejerskifte. Vi har samlet en tjekliste til dig med 12 ting, der som minimum skal være styr på.
Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp undervejs, står vi hos Kube&Co altid til rådighed.
Registrering af behandlingssted
Alle steder, hvor sundhedsfagligt personale udfører behandling, herunder tandlægeklinikker, skal registreres som behandlingssted i Styrelsen for Patientsikkerheds behandlingsstedsregister. Dette er væsentligt for, at du kan komme i gang med at behandle dine patienter.
Du kan læse mere om registrering af behandlingssted lige her: https://stps.dk/da/registrering/behandlingssted/hvilke-behandlingssteder-skal-registreres/ samt registrere dit behandlingssted lige her: https://stps.dk/da/registrering/behandlingssted/.
Oprettelse af indløsningsaftale hos NETS
En indløsningsaftale hos NETS er vigtig for din tandklinik, så du kan tilbyde dine patienter at tage imod betalingskort. Med NETS vil du være i stand til at tage imod langt de fleste korttyper, herunder: Mastercard, Visa, Amercian Express, JCB, UnionPay, samt Dankort.
Der findes alternative løsninger, som fx Mobilepay, men denne betalingsform kræver, at dine kunder har en smartphone og kan finde ud af at håndtere en applikation. Hos Kube&Co har vi en fordelsaftale med NETS, der kan give dig meget fordelagtige priser på indløsningsaftalen.
Du kan læse mere om NETS’ indløsningsaftale lige her: https://www.nets.eu/dk/payments/in-store/acquiring/.
Persondataforordning (GDPR)
Persondataforordningen (GDPR) er navnet på lovgivningen vedrørende opbevaring af persondata, indført af EU. Den kan være svær at finde rundt, men komprimeret er det vigtigt, at I opbevarer persondata korrekt og krypterer filer og mapper, så det kun er klinikkens personale, der har adgang til dem. Hos Kube Klinikstart har vi udarbejdet et helt GDPR-kursus med den rette information – specifikt tilsigtet tandklinikker.
Du kan læse mere om persondataforordningen (GDPR) lige her: https://gdpr.dk/.
Registrering af personaleoplysninger
Registrering af personaleoplysninger ligger i forlængelse af punktet om GDPR. Ifølge persondataforordningen skal personoplysninger om din kliniks personale indsamles korrekt. Fx skal det være klart og tydeligt, hvilket formål oplysningerne har – og det er ikke lovligt at indsamle mere data end det absolut nødvendige. Derudover må du ikke indsamle almindelige og/eller følsomme oplysninger om en medarbejder, uden at vedkommende har givet tilladelse til det.
Du kan læse mere om regler for registrering af personale oplysninger lige her:
https://www.borger.dk/samfund-og-rettigheder/Folkeregister-og-CPR/Regler-for-registrering.
Orienteringsmateriale ved opstart eller ejerskifte
Dette punkt indebærer udarbejdelse af tekst til elektronisk kommunikation målrettet din kliniks patienter. Dette materiale skal indeholde alt nødvendig information i forbindelse med opstart eller overdragelse.
Udarbejdelse af arbejdspladsvurdering (APV)
Det er et lovkrav, at alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV). Arbejdspladsvurderingen skal indeholde information om arbejdsmiljøet i alle dele af virksomheden, og skal være tilgængelig for både medarbejdere og ledelse på klinikken. Hos Kube&Co kan vi både hjælpe med udarbejdelsen af den første APV for din klinik, men også i forbindelse med revidering, hvis der sker ændringer, der har betydning for arbejdsmiljøet.
Du kan læse mere om APV lige her: https://at.dk/arbejdsmiljoearbejdet/apv-arbejdspladsvurdering/hvad-er-en-apv/.
Oprettelse/konvertering af journalsystem
Oprettelse eller konvertering af journalsystem kan være besværligt og tage tid. Kontakt det relevante journalsystem for din klinik og få journalsystemet oprettet eller konverteret. De journalsystemer, tandklinikker typisk arbejder med for andre tandklinikker, er Aldente eller DentalSuite.
Læs mere om Aldente her: https://www.nordenta.dk/al-dente/vejledninger.
Læs mere om DentalSuite her: https://plandent.dk/it-dentalsuite/it-service/generel-info.
Udarbejdelse af rygepolitik på klinikken
I Danmark er det påbudt, at alle virksomheder skal have en rygepolitik, der specificerer om, og i så fald hvor, det er tilladt at ryge på arbejdspladsen. Denne skal være skriftlig og tilgængelig for alle klinikkens ansatte – fx ophængt på opslagstavlen i frokostrummet.
Du kan læse mere om regler vedrørende rygning på arbejdspladsen lige her: https://at.dk/arbejdsmiljoeproblemer/indeklima/rygning-paa-arbejdspladsen/.
Udarbejdelse af medarbejderhåndbog (personalehåndbog)
En medarbejderhåndbog er omdrejningspunktet for alt hvad man kan, skal og må på din tandklinik. Den indeholder en række regler, som alle på arbejdspladsen skal overholde.
Det er et stort arbejde at producere, fordi man netop binder sine medarbejdere og sig selv op på, hvad der står.
Med en udarbejdet medarbejderhåndbog inden opstart eller overtagelse, er reglerne på tandklinikken klare for dine medarbejdere allerede fra dag 1 – og så kan du referere tilbage til medarbejderhåndbogen, hvis en medarbejder ikke efterlever noget, der står skrevet deri.
Skulle du stå i den uheldige situation, at du skal fyre en medarbejder – på grund af overtrædelser af medarbejderhåndbogen – bliver det nemmere, fordi håndbogen har været inkorporeret fra begyndelsen. Hos Kube&Co har en kladde til medarbejderhåndbogen, som kan rettes til efter specifikt din tandklinik og dine ønsker for klinikken.
Aftale om elektronisk indrapportering til Sygeforsikring ”danmark”
Med en aftale om elektronisk indrapportering til Sygeforsikring ”danmark” kan du tilbyde de af dine patienter, som er medlem af ”danmark”, at indberette regningen for dem – som en service til patienterne, så de slipper for selv at skulle indsende den.
Med elektronisk indrapportering mindsker du desuden risikoen for misforståelser og tastefejl og derved risikoen for utilfredse patienter. Indrapporteringen kan knyttes direkte til dit kliniksystem, så oplysningerne automatisk bliver overført til Sygeforsikring ”danmark”, når regningen er betalt af patienten.
Du kan læse mere om indrapportering til Sygeforsikring ”danmark” lige her: https://www.sygeforsikring.dk/for-behandlere/indberetning.
Adgang til sundhed.dk, samt opdatering af sundhed.dk
Som klinikejer har du nogle forpligtelser i forhold til sundhed.dk. Du skal være oprettet på hjemmesiden og have opdateret information om behandleroplysninger, telefonnummer, faciliteter, personoplysninger, træffetider, samt priser.
Du kan læse mere om opdatering af sundhed.dk her: https://www.sundhed.dk/borger/service/hjaelp/hjaelp-sundhedsfaglig/hjaelp-til-praksis-og-afregningsportalen/opdater-praksisoplysninger/ eller her: https://www.tdlnet.dk/medlemsinformation/klinikejer/koeb-og-salg-af-klinik/salg-af-klinik/salg-af-en-del-af-klinikken/oplysninger-paa-sundheddk/, hvis du er medlem af Tandlægeforeningen.
Kom godt i gang på tandklinik
Udover at løse og udarbejde alle de ovenstående ting, der skal være styr på i forbindelse med din opstart på tandklinikken, har vi samlet en række bonusinformation, der kan hjælpe din tandklinik godt på vej:
Vejledning til opsætning af sikker mail til klinikken
En sikker mail er en forudsætning for, at I kan overholde persondataforordningen (GDPR) i forhold til dine patienters persondata og andre følsomme oplysninger. Vi hjælper dig med at opsætte den, bruge den – og hjælper, hvis der skulle opstå problemer med brugen af sikker mail.
Udarbejdelse af markedsføringsstrategi for 12 måneder
For at tiltrække patienter til din nye klinik er en kontinuerlig og gennemarbejdet markedsføringsstrategi en vigtig brik. Vores marketingsteam kan udarbejde en markedsføringsstrategi over de første 12 måneder for din klinik.
Det vil være en strategi for, hvordan vi kan øge opmærksomheden fra potentielle patienter i lokalområdet. Den vil indeholde relevant indhold til de digitale platforme, som din klinik allerede benytter – og er du interesseret i at blive aktiv på andre platforme, kan vi hjælpe med oprettelsen og aktiveringen af disse. Det bagvedlæggende arbejde består af analyse af lokalområdet samt konkurrenter, for at få bedst muligt udbytte af markedsføringen.
Eventuel oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside og e-mail konto
En hjemmeside er alfa omega i forhold til at give dine patienter adgang til den information, de søger. Hvad er jeres åbningstider, adresse og telefonnummer – og hvilke behandlinger udfører I på tandklinikken?
Vi sørger for, at din klinik får en æstetisk hjemmeside med den helt rette information til patienterne. Vi vedligeholder den de første 12 måneder og sørger for, at den er placeret højt i forbindelse med google-søgninger. Dette gør vi ved løbende at opdatere hjemmesiden og lave søgeords-analyser af de relevante søgeord, som patienterne benytter til at finde frem til en tandklinik i nærområdet.
Vi udvikler løbende materiale, når der kommer nyheder fra klinikken og sørger for, at hjemmesiden er opdateret med disse. Det kan eksempelvis være priser, personale, åbningstider og lignende.
Oprettelse og drift af facebook-side til klinikken
60% af Danmarks befolkning har en facebook-profil – og du skal være der, hvor dine patienter er. Med en facebook-profil til din tandklinik, er nemt for dine patienter at finde dig.
De kan lide at se billeder af klinikken og dets personale, samt både sjove og informative opslag. Vi sørger for, at din facebook-side bliver oprettet. Vi laver 2-3 månedlige opslag, som har relevans for din tandklinik og tandlægefaget. Vi svarer dagligt på alle eventuelle patienthenvendelser både via beskeder, kommentarer og anmeldelser. Så kan du nemlig stå ved tandlægestolen i stedet for at stå med din telefon.
Udarbejdelse af pressemeddelelser til lokalaviser
Når der sker noget nyt på din tandklinik, vil vi gerne bringe dem i lokalaviserne. Dette gør vi, for at skabe synlighed omkring klinikken. Vi udarbejder ydermere en pressemeddelelse, som oplyser patienterne om ejerskifte eller opstart af din nye klinik.
Offline markedsføringsmateriale til klinikken
Hvordan skal dine patienter vide hvor din tandklinik er, hvis ikke der er skilte, der viser tydelig vej til klinikken? Vi kan hjælpe dig med alt i forbindelse med offline markedsføringsmateriale. Dette gælder også udfærdigelse af patientfoldere til din klinik, der kan informere dine patienter om priser, tilskud, åbningstider eller visitkort.
Oprettelse af et patient TV til klinikken
Patient TV er en informationsskærm til dine patienter i venteværelset eller forbigående uden for klinikken. Patient TV’et kan informere om klinikkens personale, facebook-side, betalingsmuligheder, skabe opmærksomhed omkring din klinik – og meget mere. Vi hjælper med alt lige fra anskaffelse af fjernsyn og afspiller til udarbejdelse af slides og opdatering af præsentation minimum hvert halve år.
Rekruttering af personale
Mangler du medarbejdere til din nyopstartede klinik, eller tager ejeren af den klinik, du skal overtage, sine medarbejdere med sig? Det korrekte forhold mellem arbejdsbyrden på tandklinikken og antallet af medarbejdere er meget vigtigt for din klinik, og balancen handler netop om ikke at have for mange ansatte – og ikke have for få. Ved personalemangel er der en række ting, vi anbefaler at du har for øje i forbindelse med rekrutteringen:
- Udarbejdelse af jobopslag
- Annoncering på relevante portaler (Fx Jobnet og DentalJob)
- Screening af relevante kandidater
- Jobsamtaler med de rette kandidater
- Udarbejdelse af ansættelseskontrakt.
Vi hos Kube&Co har hjulpet mere end 20 tandklinikker med opstart og overtagelse
Vi har mange års erfaring med processerne. Vi ved, at alle klinikker og klinikejere er forskellige, men vi véd også, at de mange ting, der skal ordnes og tages hensyn til i forbindelse med en klinikstart eller et ejerskifte, er de samme – og er de ikke det, så tilpasser vi os og løser det. Vi har både et kompetent økonomiteam, marketingsteam, rekrutteringsteam og klinikdriftsteam – med andre ord har vi alt, hvad du har brug for, samlet under ét tag.
Kontakt os
Vi sidder klar ved telefonerne på +45 77 34 33 22 på kontoret alle hverdage mellem klokken 9.00 og 17.00. Du er også velkommen til at skrive til os på info@kubeco.dk. Vi ser frem til at høre fra dig 😊
