Kube&Co's økonomichef giver de 3 bedste råd til at holde styr på bogføringen uden problemer
På billedet ser du Samuel Wulf. Han er teamleder for Kube Økonomi. Vi kunne også kalde ham bogføringseksperten. Han arbejder til dagligt med bogføring for tandklinikker. Jeg bad ham give mig de 3 bedste råd til at få helt styr på bogføringen.
Hvis der er en ting, man altid kan regne med når det kommer til Samuel, så er dét, at han altid overleverer. Det gjorde han naturligvis også denne gang. Han havde en es’er i ærmet og leverede et bonus råd.
Her kommer bogholderekspertens bedste råd:
1: Sådan samler du nemmest bilagene
Samuel samarbejder med mange klinikker. Nogle af klinikkerne har bedre styr på deres bilag end andre. Der er et tydeligt mønster. Dem, der har fuldstændig styr på bilagene benytter sig af et simpelt system.
Systemet er ekstraordinært simpelt. Bedre endnu er det endnu nemmere at implementere. Det kræver kun, at du laver 2 klik på din computer.
Sådan gør du:
Gå til din computers skrivebord.
Første klik: Højreklik med musen et vilkårligt sted på skrivebordet.
En boks vil komme frem på din skærm. Hold musen over ”Ny” og brug dit andet klik på at vælge ”Mappe”.
En ny mappe kommer frem på dit skrivebord. Navngiv mappen ”Bilag”.
Hver gang du har et bilag, som skal sendes til din bogholder, ligger du det over i mappen.
Vælg en bestemt tidsperiode, hvor du sender bilagene til din bogholder. Det kan være ugentligt, hver 14 dag eller månedligt. Send alle bilagene på en gang. Slet dem fra mappen og lad din periode starte forfra.
På den måde sikrer du, at ingen bilag går tabt. Du skal heller ikke bruge tid på at finde dem 10 forskellige steder.
Samuel sagde:
“Din bogholder er glad, når du har styr på bilagene”
Men denne artikel er skrevet for at hjælpe dig. Jeg vil derfor istedet sige:
Når du har styr på bilagene er du glad, fordi du ikke skal bruge ekstra tid på at irritere dig over hvor de er blevet af. Eller redegøre for at de 200 kroner blev brugt på smørrebrød til Lenes fødselsdag, fordi du ikke kan finde kvitteringen.
2: Tæl kassen op dagligt
Overskriften på dette råd afslører fuldstændigt hvad rådet går ud på. Årsagen er meget simpel. Det er umuligt at finde fejlen, hvis man først tæller kassen op i slutningen af ugen eller en gang om måneden.
3: Lad være med at gå i panik
Noget af det mest stressende kan være, når man kommer til at lave fejl på patientsaldoen.
Du er kommet til at lave en enkelt fejl, da patienten skulle betale. Patienten vil bare gerne betale sin regning og ud af døren. Men du kommer til at trykke på den forkerte knap og nu er der endnu mere rod på saldoen. Hvordan fikser du nu det?
I disse situationer er det meget vigtigt at bevare roen. Træk vejret helt ned i maven. Sig til kunden, at du finder en løsning.
Vi kan altid finde en løsning.
Du kan altid ringe til udbyderen af dit journalsystem. ”Eller ring til mig” som Samuel siger ”Jeg sidder også altid klar til at hjælpe. Der er ingen grund til panik”.
4: Bonusrådet: Alle opgaverne er simple, når man laver dem løbende
Hvis man kigger på de enkelte opgaver, som til sammen sørger for, at der er styr på bogføringen, er de alle meget enkle at udføre. Det tager ca. 10 minutter om dagen at udføre dem.
Men 10 minutter om dagen svarer cirka til en time i ugen. Kan jeg ikke bare bruge en time hver fredag?
Nej.
Regnestykket er desværre ikke så simpelt. Du kan nemt regne med at bruge den dobbelte tid på bogføringen, hvis du udskyder nogle af disse opgaver. Jo længere tid du udskyder dem, jo mere tid skal du regne med at bruge på dem.
Vi vil gerne hjælpe dig
Læs mere lige her om hvordan Samuel og Kube Økonomi kan hjælpe din tandlægeklinik. Du er også velkommen til at ringe på tlf.: +45 77 34 33 22 til en uforpligtende samtale. Vi glæder os til at høre fra dig!
